Pesquisar este blog

segunda-feira, 23 de maio de 2011

DIVERSOS

ICMS/NACIONAL: EFD - OBRIGATORIEDADE E ARQUIVOS DO SINTEGRA - PRAZOS DIFERENCIADOS E SITUAÇÕES DE DISPENSA - COMENTÁRIO
Introdução
A utilização da Escrituração Fiscal Digital - EFD foi determinada aos contribuintes do ICMS a partir de 1º de janeiro de 2009, contudo, havia dispensa dessa obrigatoriedade a todos os contribuintes não listados nas relações de contribuintes obrigados, divulgadas por cada Estado.
Desta forma, desde essa data, a obrigatoriedade de utilização da EFD tem sido determinada apenas para os contribuintes que constassem das relações publicadas, salvo previsões específicas de alguns Estados em que a obrigatoriedade já havia sido determinada em caráter geral.
Com a publicação do Protocolo ICMS nº 03/2011, foi fixada para 1º de janeiro de 2012 ou para 1º de janeiro de 2014, conforme o Estado, a data de início de obrigatoriedade de utilização da EFD a todos os estabelecimentos de contribuintes, sendo possível a antecipação deste prazo a critério de cada unidade Federada signatária do ato.
O Protocolo ICMS nº 03/2011 ainda tratou sobre a dispensa de entrega dos arquivos previstos no Convênio ICMS nº 57/1995 (SINTEGRA) e da utilização da EFD pelas micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional, conforme analisamos no presente comentário.
I - Estados signatários do Protocolo ICMS nº 03/2011
Enquanto os Convênios são assinados por todas as unidades Federadas, os Protocolos são assinados por duas ou mais, não havendo a necessidade da concordância de todos.
No caso do Protocolo ICMS nº 03/2011, foram signatárias quase todas as unidades da Federação, com exceção apenas para o Distrito Federal e o Estado de Pernambuco, ou seja, suas disposições não são aplicáveis a estes, pois não são signatários.
Assim, são signatários do ato em questão os Estados do Acre, Amazonas, Alagoas, Amapá, Bahia, Ceará, Espírito Santo, Goiás, Maranhão, Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Minas Gerais, Pará, Paraíba, Paraná, Piauí, Rio de Janeiro, Rio Grande do Norte, Rio Grande do Sul, Rondônia, Roraima, Santa Catarina, São Paulo, Sergipe e Tocantins.
II - Obrigatoriedade a partir de 1º de janeiro de 2012
Com a publicação do Protocolo ICMS nº 3/2011 passaram a ser obrigados a utilizar a EFD a partir de 1º de janeiro de 2012, todos os estabelecimentos dos contribuintes localizados nos Estados do Acre, Alagoas, Bahia, Ceará, Goiás, Mato Grosso, Minas Gerais, Pará, Paraíba, Rio de Janeiro, Rio Grande do Norte, Rondônia, Santa Catarina, Tocantins.
Note-se que cada um desses Estados signatários pode antecipar a data de obrigatoriedade, a seu critério.
III - Obrigatoriedade a partir de 1º de janeiro de 2014
Em relação aos contribuintes estabelecidos nos Estados do Amapá, Amazonas, Espírito Santo, Maranhão, Mato Grosso do Sul, Paraná, Piauí, Rio Grande do Sul, Roraima, São Paulo e Sergipe, a obrigatoriedade de utilização da EFD foi fixada para a partir de 1º de janeiro de 2014, sendo igualmente possível a antecipação dessa data a critério de cada um desses Estados.
IV - Dispensa aos optantes pelo Simples Nacional
No que se refere às Microempresas e às Empresas de Pequeno Porte optantes pelo Simples Nacional e estabelecidas nos Estados signatários do Protocolo ICMS nº 3/2011, houve a dispensa de utilização da EFD.
Ressalta-se que essa dispensa não se aplica para os contribuintes estabelecidos nos Estados de Alagoas e Mato Grosso.
V - Dispensa do envio dos arquivos do SINTEGRA
O Protocolo ICMS nº 3/2011 também determinou que o estabelecimento de contribuinte obrigado a EFD será dispensado de entregar os arquivos previstos no Convênio ICMS 57/95 (SINTEGRA) a partir de 1º de janeiro de 2012.
Contudo, a data da dispensa em relação aos Estados do Amapá, Amazonas, Espírito Santo, Maranhão, Mato Grosso do Sul, Paraná, Piauí, Rio Grande do Sul, Rondônia, Roraima, São Paulo e de Sergipe, foi determinada para a partir de 1º de janeiro de 2014.
Saliente-se, por fim, que tal dispensa pode ser antecipada a critério de cada Unidade Federada.
VI - Fundamentação
Protocolo ICMS nº 3 de 01.04.2011.
FONTE: FISCOSoft______________________________________________
Obrigatoriedade da NF-e entra em vigor para sete atividades econômicas
A partir do dia 1º de julho novos estabelecimentos devem se adaptar a obrigatoriedade de emissão da nota fiscal eletrônica, modelo 55. Ao todo são sete atividades econômicas, segundo o CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas), entre eles estão representantes comerciais e agentes de comércio de jornais, livros e outras publicações periódicas, além de franqueados e permissionários do Correio Nacional. Para que essas companhias ingressem no novo modelo fiscal, a NFe do Brasil, empresa especialista em soluções de inteligência fiscal eletrônica, oferece tecnologia e serviços para atender a necessidade de cada uma.
Para os pequenos e médios emissores de nota fiscal, a companhia trabalha com sua base nf-e no modelo Saas, permitindo que as empresas paguem apenas de acordo com o volume de notas fiscais emitidas mensalmente. A emissão de nota fiscal eletrônica no modelo de serviço é indicada para as empresas que emitem até 2.000 notas/mês. Grandes emissores devem optar pelo modelo NFe Server, a solução vem instalada para o uso imediato no servidor, facilita a adoção do projeto da SEFAZ e automatiza os processos fiscais da organização. Esta solução também permite o acompanhamento do tramite de cada NF-e enviada, recebida, cancelada, inutilizada, com erros, além da possibilidade de visualizar e imprimir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que acompanha as mercadorias.
A substituição da versão em papel da NF-e modelo 1 ou 1-A está sendo realizada gradativamente de acordo com os critérios do CNAE. Desde sua obrigatoriedade em 2006, cerca de 592 mil empresas em todo o Brasil, que recolhem ICMS e IPI, já emitiram suas notas fiscais na versão eletrônica. O novo formato permitirá o compartilhamento de documentos entre a Receita Federal e as Secretarias da Fazenda do Estado de São Paulo. “A fim de evitar impasses e burocracias desnecessárias com o Fisco, os contribuintes que se enquadram a essas categorias devem ficar atentos ao prazo, a partir do primeiro dia de julho fica vedada a emissão do modelo antigo”, explica Francisco Lobianco, diretor de negócios da NFe do Brasil.
Os contribuintes em situação fiscal irregular precisam procurar a Administração Fazendária do seu estado para regularizar o cadastro e conhecer o código do CNAE da sua empresa cadastrado. Somente com estas informações corretas, os estabelecimentos estarão dentro das obrigatoriedades legais do estado. A seguir a lista da próxima obrigatoriedade de emissão de nf-e:
CNAE
Descrição CNAE
Início da obrigatoriedade
1811301
Impressão de jornais

01/07/2011
1811302
Impressão de livros, revistas e outras publicações periódicas
01/07/2011
4618403
Representantes comerciais e agentes do comércio de jornais, revistas e outras publicações

01/07/2011
4647802
Comércio atacadista de livros, jornais e outras publicações

01/07/2011
4618499
Outros representantes comerciais e agentes do comercio especializado em produtos não especificados anteriormente
01/07/2011
5310501
Atividades do Correio Nacional
01/07/2011
5310502
Atividades de franqueadas e permissionárias do Correio Nacional

01/07/2011
Fonte: administradores_____________________________________________
Automatização de processos muda papel do gestor fiscal
Há alguns anos acompanhando a área de fiscal de perto, tenho percebido uma grande mudança no papel do gestor fiscal. Hoje, ele assume uma função mais estratégica dentro das corporações. Sua atribuição deixou de ser apenas burocrática e adotou um caráter fundamental no planejamento das empresas, representando uma peça importante na gestão de processos das corporações.
Com a introdução da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a digitalização dos processos fiscais (EFD), boa parte do trabalho burocrático foi automatizado. Em uma primeira leitura pode-se incorrer no erro de acreditar que o trabalho da área fiscal foi facilitado. Porém, esta nova maneira de manipular os documentos demanda do gestor fiscal uma visão ainda mais abrangente do negócio da empresa.
O grande volume de documentos fiscais eletrônicos que uma empresa recebe, principalmente em se tratando de NF-e Mercantil, gerou uma nova função para os responsáveis pela área fiscal. Por determinação legal, a validade e a autenticidade deste documento são de responsabilidade do emissor e do receptor do mesmo.
A empresa que recebe uma NF-e por meio de seu arquivo XML tem a obrigação de consultar junto às Secretarias de Fazenda de origem, a validade deste documento. Isso deve ser feito através da chave de codificação digital (hash code) composta de mais de 40 caracteres. Esta consulta idealmente deve ser feita no recebimento da nota e após o prazo de cancelamento da mesma.
Além disso, em alguns casos, o arquivo XML está em desacordo com o esquema (schema), pode estar danificado ou corrompido, devido a um erro no ERP ou no sistema do emissor, ou até mesmo uma má-fé do seu fornecedor.
Já em se tratando das notas emitidas, é importante para a sua segurança que o receptor receba este documento, e que a sua empresa tenha como rastrear este processo. Perguntas como quem?; quando? e onde?, podem ser cruciais no caso de uma fiscalização.
Após todas estas verificações, checagens e validações, ainda persiste a necessidade de ter estes documentos disponíveis de maneira simples, pois o acesso à nota fiscal pode ser necessário para diferentes usuários, tanto internos, quanto externos à empresa. Se um contador precisar visualizar ou mesmo ter acesso ao arquivo XML de uma NF-e, por exemplo, se não houver fácil acesso, esse processo pode gerar um enorme fluxo de trabalho para localizar e enviar a nota.
O ideal é que estas informações estejam disponíveis para que, de forma segura e rastreável, as pessoas possam acessar ou ter visibilidade deste documento com simplicidade, segurança e agilidade. Também é preciso que o gestor fiscal crie uma classificação dos documentos fiscais eletrônicos, dentro de um ambiente da alta disponibilidade, que cumpra com os níveis segurança mais exigentes do mercado.
Alternativas de BPO (Business Process Outsourcing) são uma excelente opção para contribuir com as novas exigências que recaem sobre o gestor fiscal. É preciso contar com fornecedores que oferecem, através de um portal seguro e com alta disponibilidade, uma opção simples e eficiente para gestão dos documentos ficais de sua empresa, onde você pode controlar de forma segura o acesso de todas as pessoas envolvidas com tal documento e ter a tranquilidade de que o sistema está, de forma automatizada, fazendo todas as verificações necessárias para que haja segurança no processo.
As empresas que derem este passo em direção à convergência fiscal terão a segurança que seus documentos fiscais estão válidos e disponíveis para quando for necessário.
Fonte: TI Inside_____________________________________________
Como garantir segurança online nas pequenas empresas
Navegar nos mares do e-commerce pode ser assustador para pequenas empresas por conta dos altos riscos da segurança online, mas há alguns passos que podem ser tomados para a própria proteção.
A opinião é de um grupo de especialistas que se reuniu, nos Estados Unidos, em um fórum da Comissão Federal de Comunicações do país (FCC) para falar sobre segurança online para companhias de menor porte.
Um dos aspectos fundamentais é treinar os profissionais a tomar a atitude certa ao usar computadores. De acordo com o presidente da empresa de consultoria Chertoff Group e antigo funcionário de segurança do governo dos Estados Unidos, Michel Chertoff, os proprietários devem alertar constantemente seus funcionários para não conectar drives USB de origem desconhecida, não usar senhas fracas e não deixar as senhas escritas em lugares onde outras pessoas possam ver.
Alguns criminosos iniciaram a estratégia de deixar drives USB em estacionamentos de organizações alvo, na esperança de que os funcionários peguem o drive e conectem em sua rede. “As pessoas não pegam e comem qualquer coisa que acham na rua. A mesma coisa deveria valer para esse tipo de memória externa”, ressalta Chertoff.
Pequenas empresas devem, também, estruturar o backup dos dados e deixar os funcionários sempre cientes dos métodos mais recentes usados pelos criminosos virtuais.
Para o CEO e CFO da empresa de construção civil Parkinson Construction, Maurice Hones, é muito fácil ser vítima de ataques online. A companhia, que perdeu cerca de 18 mil dólares em 2009 após um caso de phishing, encoraja os funcionários a levantar discussões sobre mensagens de e-mails suspeitas e outras questões de segurança.
O vice-presidente global de segurança online da Symantec, Cheri McGuire, acredita que um plano de recuperação no caso de um ataque também é muito importante. Estudo da Symantec divulgado em janeiro revela que metade das empresas pequenas e médias não conta com planos de recuperação. Mais assustador é que 41% delas sequer sabiam que precisavam de um plano como esse ao passo que 40% não considerava proteção de dados uma prioridade. “Esse é o tipo de estatística chocante. Os negócios, hoje, dependem dos dados”, comenta McGuire.
O tempo de indisponibilidade dos computadores também é um problema, já que custa uma média de 12,5 mil dólares por dia para as companhias, de acordo com o estudo. Sem um plano, esse custo será recorrente. Por outro lado, criar um plano de segurança online hoje “pode ser uma vantagem competitiva, enquanto não tê-lo será uma grande desvantagem frente ao mercado”, destaca o presidente da FCC, Julius Genachowski.
Muitas vezes, as pequenas empresas não se vêm como alvo, mas elas deveriam saber que, se até pessoas físicas são vítimas, elas são alvo como qualquer outra.
O FCC divulgou  dez dicas de segurança online para pequenas e médias empresas, com base nas discussões. Confira.
1 – Treine os funcionários
Estabeleça melhores práticas para proteger dados e comunique os funcionários regularmente. Estabeleça regras de comportamento e descreva como lidar com informações sensíveis. Deixe claras as penalizações caso haja displicência ao seguir essas regras.
2 – Proteja informação, computadores e redes dos ataques de vírus, spyware e outros códigos maliciosos
Essas soluções devem ser instaladas e atualizadas com frequência. Há diversos pacotes de soluções no mercado que permitem atualização e varredura automática. Use esses recursos.
3 – Crie um firewall para a conexão de internet
Mantenha sempre um firewall entre a rede interna e a Internet, com atualização constante. Se os funcionários trabalham de casa, certifique-se de que seus sistemas domésticos estão protegidos por firewalls.
4 – Faça download de atualizações dos sistemas operacionais e aplicativos assim que eles  aparecem disponíveis
Todas as atualizações trazem correções importantes de segurança.
5 – Faça backup de todas as informações e dados importantes.
A perda de certos dados pode tirar uma empresa do mercado. Saiba quais são os dados fundamentais e faça backup automático, diariamente de preferência.
6 – Controle o acesso físico dos computadores e componentes de rede
As opções de segurança dos sistemas operacionais, com senhas e proteção de dados, devem ser utilizadas, principalmente em laptops, cujo roubo é mais comum. Além disso, certifique-se de que o notebook esta preso com cadeado específico quando ninguém estiver por perto.
7 – Torna redes Wi-Fi mais seguras
Se você tem rede Wi-Fi, esconda e coloque senhas fortes, que garantam a segurança. Opte por não divulgar o nome da rede para equipamentos que as rastreiam e use a chave criptográfica mais moderna.
8 – Peça senhas de cada profissional
Crie usuários para cada funcionário e configure os sistemas para que as senhas sejam sempre usadas.
9 – Limite o acesso dos funcionários a dados e informações e a instalação de software
Não ofereça acesso a sistemas de dados completos para os funcionários, apenas conceda aquilo que ele precisa para seu trabalho. Os funcionários devem ser impedidos, também, de instalar software sem permissão.
10 – Troque senhas com frequência
Quanto mais tempo as senhas permanecem com o mesmo nome, mais gente fica sabendo delas, graças ao compartilhamento que os funcionários fazem muitas vezes. Mude senhas a cada três meses.
Fonte: IDG News Service_____________________________________________
Empresa fala sobre a complexidade dos cruzamentos de dados fiscais e aponta quatro passos para que as empresas possam se blindar contra eventuais inconsistências nas declarações entregues ao Fisco
Junho de 2011 será um mês marcado pela entrega da DIPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e da ECD (Escrituração Contábil Digital) do SPED, duas obrigações acessórias bastante aguardadas pelas empresas, tamanha sua relevância dentro do cenário tributário. Com o desafio de auxiliar as companhias a garantir informações validadas e coerentes para estas declarações, que se configuram como um espelho de todos os fatos contábeis e fiscais ocorridos no ano de 2010, a ASIS Projetos evoluiu recentemente sua proposta de auditoria eletrônica para SPED, que agora também valida, audita e certifica os arquivos da Escrituração Contábil, de maneira integrada às outras obrigações.
Segundo a diretora de Projetos da ASIS Projetos, Catia Silva, a validação integrada dos dados de ambas as obrigações é uma atividade indispensável para as empresas, pois a partir do arquivo da ECD é possível identificar toda a base de informações contidas na DIPJ, o que inclui diversas fichas na íntegra, podendo deixar as companhias totalmente expostas e sujeitas a cruzamentos de informações. “Para se ter uma idéia, com base nessas duas declarações o Fisco consegue apurar o mesmo balanço por até três ângulos distintos, de modo que se não houver uma convergência sólida entre os dados o declarante terá que prestar contas sobre isso”, afirma.
A executiva explica ainda que a ECD também possibilita cruzamentos internos onde, a partir dos lançamentos contábeis da ficha principal, são identificados valores que devem conferir com os apontados em linhas da declaração oficial de DIPJ. “Este, na verdade, é um efeito dominó, pois ainda existem as fichas de cálculo da DACON (Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais), que também estão refletidas em linhas da DIPJ e também podem ser extraídas da ECD. Juntando-se tudo isso, temos três fontes para a mesma informação, que precisam estar alinhadas”, avalia.
Ainda nesta linha, Silva alerta para mais duas bases de cruzamento de dados: além das fichas de cálculo da DACON, há também as fichas de crédito, que têm sua composição vinculada à da EFD-PIS/Cofins. “Com essas duas já podemos contabilizar cinco obrigações com informações linkadas entre si e que podem ser conferidas a qualquer momento pelo Fisco”, conclui.
4 dicas básicas
A ASIS Projetos elencou quatro etapas para uma avaliação da qualidade dos dados contidos na ECD:
1. A empresa precisa ter a ciência exata do que de fato está informado na ECD. Essa não é uma tarefa tão simples e o caminho mais prático é buscar ajuda especializada para isso, pois é necessário fazer uma análise detalhada de todos os campos a fim de se extrair as informações de cada área.
2. Uma vez conhecido o território, avalie se houve um correto e completo relacionamento entre Plano de Contas de Empresa e Plano de Contas Referencial. Lembre-se que esta é uma responsabilidade da empresa e o PVA (Programa Validador e Assinador) não tem como objetivo descer a esse nível de avaliação.
3. A próxima etapa é avaliar, caso a caso, como o informante tratou a questão de imputar ou não os centros de custos. Este é um ponto de extrema importância e impacto na composição das análises da ECD, e podem provocar boa parte dos erros.
4. A partir desses confrontos de dados já é possível verificar se as informações que estão sendo usadas para compor a DIPJ, DACON e outros balanços são a verdadeira causa das incoerências. Uma vez verificados os pontos 1,2 e 3, dificilmente o erro/inconsistência estará na sua ECD, de modo que será muito provável que o problema esteja nas informações e controles internos da empresa.
Fonte: comunicacao@asisprojetos.com.br
__________________________________________

Camex suspende vigência da nova tabela de condições de venda
A causa da alteração é a necessidade de atualizar o Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex).
Em reunião realizada nesta quarta-feira, no Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior (MDIC), o Conselho de Ministros da Câmara de Comércio Exterior (Camex) decidiu suspender por sessenta dias, a partir da data de publicação de nova Resolução Camex, a vigência da lista atualizada dos Termos Internacionais de Comércio, também chamados de Incoterms, e outras condições de venda, contidos na Resolução Camex n° 21 de 2011. A causa da alteração é a necessidade de atualizar o Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex).
Sem a atualização do sistema, os operadores de comércio exterior poderiam ter dificuldades ao utilizar os termos atualizados. Na última revisão, entre outras mudanças, houve redução do número de Incoterms de 13 para 11; foi criado o termo DAT (Delivered at Terminal) em substituição ao DEQ (Delivered Ex Quay), e DAP (Delivered at Place) em substituição aos DAF (Delivered at Frontier), DES (Delivery Ex Ship) e DDU (Delivery Duty Unpaid) .
A utilização dos 11 Incoterms indicados pela Resolução Camex n° 21 é facultativa. O objetivo é estimular a utilização dos termos mais modernos e difundidos internacionalmente, mas é permitido ao operador de comércio exterior se valer de qualquer modalidade de compra e venda que lhe convier por meio do código OCV (Outra Condição de Venda). Os Incoterms são cláusulas que integram os contratos de compra e venda internacional, englobando os serviços de transporte, seguro, movimentação em terminais, liberação em alfândegas e obtenção de documentos. Além de racionalizar o processo, outra intenção é reduzir a possibilidade de divergências entre comprador e vendedor.
Licenças não-automáticas para veículos
Durante a reunião, o ministro do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior, Fernando Pimentel, fez um relato da decisão de aplicar o licenciamento não-automático para as importações de veículos novos, em função do aumento das compras externas de carros zero quilômetro nos primeiros quatro meses de 2011. Com isso, para que as licenças sejam liberadas, os pedidos aguardam um prazo máximo de até sessenta dias. O ministro disse que o mecanismo, previsto pela Organização Mundial de Comércio (OMC), visa monitorar os pedidos de licenças de importação.
Defesa comercial
Ao final da reunião, também houve um relato das últimas medidas adotadas para aperfeiçoar a defesa comercial brasileira no combate às práticas desleais e ilegais no comércio exterior. O MDIC abriu esta semana a primeira investigação para casos de circunvenção no Brasil. O tema foi objeto da Circular nº 20 de 2011 da Secretaria de Comércio Exterior (Secex). Com a abertura da investigação, as importações dos cobertores de fibras sintéticas provenientes de Paraguai e Uruguai e das partes do produto (tecido para cobertor) provenientes da China entram em processo de licenciamento não-automático.
A entrada em licenciamento não-automático a partir do momento da abertura de investigação de antidumping é também uma nova medida da Secex válida agora para todos os casos. O objetivo é monitorar o fluxo de entrada das mercadorias e inibir que os importadores antecipem as compras. A Secex vai ainda adotar, preferencialmente, a margem cheia no cálculo das medidas de antidumping – em detrimento da orientação de adotar a regra do menor direito (lesser duty rule), que era a orientação do Comitê Executivo de Gestão da Camex (Gecex) desde 2007. Pela antiga orientação, o Brasil optava por uma sobretaxa suficiente para compensar o dano. Agora, na aplicação dos novos direitos antidumping, passará a ser adotada a margem cheia prevista no processo, o que deve tornar mais pesadas as sobretaxas aplicadas.
Fonte: Export News______________________________________________
PERFIL E QUALIDADES NECESSÁRIAS PARA EXERCER COM SUCESSO A PROFISSÃO DE AUDITOR - AVALIAÇÃO DE PERFIL O método que julgamos aplicável consiste em avaliar tanto o perfil psicológico do candidato, quanto seus conhecimentos técnicos, mediante a aplicação de testes e entrevistas, abaixo comentados.

O Departamento de Recursos Humanos da Empresa pode prestar valiosa ajuda, pelo que se recomenda discutir em detalhes, o perfil do profissional desejado.

As condições básicas em que o candidato deve ser avaliado são:

- Inteligência;
- Habilidades para tratar com pessoas de todos os níveis;
- Competência Técnica (que é função da educação e experiência prática)

No que se refere ao nível de inteligência do candidato, os testes psicotécnicos aplicáveis devem ser orientados para avaliar qualidades básicas do Auditor como: capacidade de julgamento e atenção, rapidez de raciocínio abstrato e lógico, habilidade para lidar com séries numéricas, capacidade de memorização, alto volume de produção, e finalmente, habilidade de expressão verbal e escrita.

No que se refere à habilidade para tratar com pessoas, os testes psicotécnicos deverão avaliar o nível de ajustamento da personalidade e do temperamento do candidato, para apontar aquele que seja firme, sem ser agressivo, cordato sem ser submisso, agradável sem ser bajulador, enfim, aquele que revele potencial para ser bem sucedido no trato com pessoas. Sinais de impulsividade, emotividade e agressividade exagerada, serão também detectadas pelos testes psicotécnicos.

Quanto a competência técnica do candidato, avaliá-la é uma tarefa mais do Gerente de Auditoria Interna do que do departamento de Recursos Humanos.

Sem embargo, o Gerente de auditoria poderá preparar e fornecer ao Departamento de Recursos Humanos, um teste sobre aspectos técnicos a que deseja submeter o candidato, incluindo questões sobre Contabilidade, Teoria de Auditoria, Técnicas de Auditoria, Matemática financeira, Estatística, Processamento de dados, Legislação Tributária, Teoria da Administração e outras matérias, conforme pretenda seja o perfil do profissional desejado.

É claro que o nível e o teor das questões assim como a ponderação da importância atribuída a cada matéria poderão variar, de um Departamento ao seu próprio entendimento, quanto ao tipo de conhecimento que o Auditor deve ter. Como guia e informação, julgamos interessante lembrar o resultado de uma importante pesquisa levada a efeito nos EUA, com o objetivo de identificar as áreas do conhecimento, nos quais o Auditor Interno deveria estar familiarizado, e com que grau. Os resultados da pesquisa, realizada pelo “The Institute of International Auditors” em escala internacional inclusive através de questionários e consultas a inúmeras entidades, passou a constituir o chamado “Corpo de Conhecimentos do Auditor Interno” (Common Body of Knowledge for International Auditors), que se tornou a base para o exame da “C.I.A.” – Certified Internal Auditor.

A pesquisa revelou as seguintes áreas gerais como “Corpo de Conhecimento do Auditor Interno”:

- Contabilidade e Finanças
- Auditoria
- Ciências do Comportamento
- Comunicações
- Sistema Eletrônicos de Processamento de Dados
- Economia
- Aspectos Legais dos Negócios
- O Processo Administrativo e as Atividades Gerenciais
- Métodos Quantitativos
- Sistemas e Métodos
ENTREVISTAS 
Em seguimento aos testes, o Gerente de Auditoria, submeterá o candidato à entrevista pessoal.

Cremos que, de fato, as entrevistas podem revelar aspectos muito importantes da pessoa do candidato, desde que, é claro, saibamos dirigir bem as perguntas e extrapolar convenientemente as respostas. Assim, é recomendável a elaboração previa de uma lista de perguntas a serem feitas, em torno, por exemplo, dos seguintes assuntos:

- Que tipo de trabalho você realizou?
- Qual foi o enfoque?
- Que tipo de relatório você escreveu?
- Como você mantém a sua educação escolar?
- O que você acha da Auditoria Interna?
- Que tipo de trabalho você mais gosta?
- O que você faz nas horas de lazer?
- Quais foram as suas conquistas profissionais?
- Porque você quer mudar de emprego? O que desagrada no emprego atual?

Todas estas perguntas servirão para o entrevistador, mentalizar uma idéia do tipo de pessoa que é o candidato; mas é necessário que os resultados sejam anotados, como meio de forçar uma adequada avaliação do candidato, e também para serem comparados com os de outros candidatos.
 
CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS DO AUDITOR
 
Não podemos deixar de ter em mente, que no momento da admissão, o que na realidade fazemos é tentar visualizar o potencial do candidato, e nestes termos, por algumas qualidades que são de fato importantes para o Auditor.

No entanto, é certo que o encarregado em avaliar o candidato, deverá se preocupar em observar se estão presentes no candidato, qualidades que serão particularmente exigidas do futuro Auditor. Brink, Cashin e Witt, ao comentarem as qualificações pessoais do Auditor Interno, no capítulo 7 da importante obra “Modern Internal Auditing-na Operational Aproach”, enumeram as seguintes características do Auditor Interno:

- Curiosidade
- Atitude Crítica
- Atenção (no sentido de considerar todas as possíveis fontes de informação e todas as inter-relações)
- Persistência
- Energia
- Auto Confiança
- Coragem
- Habilidade para julgar corretamente
- Integridade (qualidades que fazem os outros confiarem nas informações e conclusões do Auditor)

Os mesmos autores, procurando verificar quais características que mais contribuem para o Auditor Interno obter respeito e cooperação, sugerem as seguintes:

- Honestidade e Integridade
- Dedicação aos interesses da companhia
- Humildade razoável
- Porte profissional
- Empatia
- Conduta consistente à imagem

O conjunto dos resultados dos testes e entrevistas indicará ao Gerente de Auditoria, o melhor entre o candidato, que deve ser admitido.

Isto feito, o Gerente ainda tem três tarefas muito importantes a realizar: promover a integração do novo membro no Departamento, estudar com dedicação a maneira de explorar seu potencial, exigindo a sua efetiva contribuição aos trabalhos, e por fim, planejar a carreira deste.
FATORES QUE CONTRIBUIRÃO PARA O NÍVEL DE CONTROLES INTERNOS DA EMPRESA
a) Organização da empresa quanto às funções:
As responsabilidades e funções devem ser SEGREGADAS (separadas e definidas) a fim de que nenhuma pessoa possa controlar TODAS as fases de uma mesma transação ou processo crítico.
Cada gerente deve ter a autoridade de tornar a ação corretiva necessária de acordo com suas responsabilidades.
Responsabilidades individuais devem ser sempre definidas a fim de que sejam efetivamente cumpridas.
Um gerente que determina responsabilidades e delega autoridades aos subordinados deve ter um sistema efetivo de verificação para que as tarefas delegadas sejam efetivamente cumpridas.
Os subordinados a quem são delegados autoridade devem poder exercer tal autoridade sem supervisão. Mas devem também trazer aos superiores quaisquer exceções significativas.
As pessoas devem reportar a seus superiores a maneira pela qual têm exercido suas responsabilidades, e receber destes um feedback sobre onde são necessárias melhorias no desempenho.
A organização deve ser suficientemente flexível para permitir mudanças em sua estrutura. Nada ser imutável. Sem há espaço para melhorias nos processos. As organizações são vivas, dinâmicas, e muitas vezes é preciso mudar para não ficar para trás. Tudo deve ser questionável.
A estrutura organizacional deve ser tão simples quanto possível. Se a empresa fosse começar novamente do ponto zero, seria necessária uma estrutura idêntica à existente?
Organogramas e manuais de procedimentos devem se preparados para ajudar o planejamento, controlar as mudanças, e fornecer um melhor entendimento da forma da organização, interligação de autoridades e distribuição de responsabilidades
b) Normas
b1) Normas para a estrutura organizacional
As estruturas variam conforme a empresa, devendo cada uma definir uma estrutura adequada de:
-       Poderes e responsabilidades bem esclarecidos, mediante um organograma de conhecimento amplo, e descrição de suas funções.
-       Preparo do pessoal e provisão de recursos apropriados ao desempenho das responsabilidades atribuídas.
-       Atribuição de responsabilidade e delegação de autoridade para tratar de assuntos tais como metas, objetivos, funções operacionais, forma de organização, estilo administrativo, exigências legais e fiscais.
-       Orçamentos e relatórios financeiros para definir e quantificar o desempenho das responsabilidades concedidas e acompanhar as atividades em todos os níveis da estrutura organizacional.
b2) Normas para o desenvolvimento do pessoal:
-       A integridade e competência do pessoal são fundamentais para atividade de controle exercida pela Administração, devendo ser considerados procedimentos adequados para: contratação, avaliação, remuneração e treinamento.
-       As normas para o aperfeiçoamento do pessoal devem ter como objetivo principal a motivação para a cooperação na sua ação de trabalho.
b3) Normas para Orçamentos
-       Avaliação de desempenhos.
-       Comparação do desempenho real com os objetivos e padrões.
-       Análise dos desvios dos objetivos padrões.
-       Tomada de ação corretiva provocada pelas análises efetuadas.
-       Acompanhamento para avaliar a eficiência da ação de natureza competitiva.
-       Adição de informações ao processo de planejamento, para desenvolver os ciclos futuros da atividade administrativa.
c) Políticas
Uma política é uma regra que requer, guia, ou restringe a ação. As políticas devem seguir certos princípios:
Devem ser claramente estabelecidas por escrito e organizadas sistematicamente em manuais.
Devem ser sistematicamente comunicadas e acessíveis a todo pessoal da organização.
Devem estar de acordo com as leis aplicáveis, e consistentes com os objetivos e diretrizes prescritos em níveis superiores.
Devem promover a conduta de atividades eficiente e economicamente a fim de prover um nível satisfatório de certeza de que os recursos da empresa são resguardados.
Devem ser revisadas periodicamente, para melhorias contínuas, ou quando as circunstâncias mudam.
d) Procedimentos
Procedimentos são métodos usados para exercer atividades de acordo com as políticas prescritas.
ASPECTOS PRÁTICOS DE CONTROLE INTERNO
Definição das responsabilidades e funções departamentais deve ser expressa na forma de um organograma, suportado por adequadas descrições de funções.
Manuais de Procedimentos detalhados, em suporte às políticas e diretrizes emitidas pela Diretoria, devem ser desenvolvidos a fim de garantir consistência no processamento das transações diárias. Sempre que aplicáveis, as políticas e procedimentos gerados pela Matriz devem ser adotados, conforme Manuais existentes.
Um adequado plano de contas deve existir, juntamente com um Manual de Contabilidade com procedimentos detalhados para o registro nas diversas contas.
Um sistema eficiente de relatórios gerenciais deve existir para fornecer dados consistentes à administração. Esses relatórios devem incluir o Balancete Mensal, Fluxo de Caixa, além dos relatórios operacionais.
A elaboração de instruções por escrito, e fluxogramas para documentar o processamento de pedidos, ordens de compra, pedidos de cheque, recebimentos de caixa, etc., é útil para trazer à luz ineficiências no processamento e deficiências nos controles internos. As práticas e controles adotados serão mais bem mantidos se definidos por escrito.
Os seguintes departamentos devem ser independentes um do outro: Contabilidade; Faturamento; Crédito e Cobrança; Compras; Recebimentos; Contas a Pagar; Caixa; Vendas; Expedição; Planejamento de Produção, e deve haver adequada segregação de funções.
O encaminhamento de documentos e valores diretamente às pessoas autorizadas e recebê-los é importante para a proteção dos controles internos.
Controles adequados devem ser exercidos na definição e delegação de responsabilidades na manutenção de numerários e ativos da empresa, quando da admissão de pessoal para exercer tais funções. Os funcionários exercendo estas responsabilidades devem gozar suas férias anualmente, enquanto suas obrigações são exercidas por outra pessoa.
Adequada segurança física deve ser exercida sobre as dependências da empresa. Registros contábeis de importância devem ser protegidos contra incêndios, inundações e deteriorações por outras causas.
Qualquer ocorrência de desvios de bens da empresa ou operações fraudulentas deve ser de imediato reportada à Controladoria.
Nenhum funcionário deverá liberar informações ou dar entrevistas a órgãos de mídia sem antes consultar os níveis superiores.
Não deverá existir dentro dos departamentos funções e controles exercidos em duplicidade.
O departamento jurídico deve controlar, conforme as determinações da Controladoria, quais as relações da empresa com terceiros devem ser objeto de instrumento contratual. Os contratos, antes de formalizados, devem ser analisados pelo Departamento Jurídico.
Um procedimento adequado deve existir quanto à revisão da expiração destes contratos e sua renovação.
O uso de veículos departamentais deve restringir-se aos interesses da empresa. As gerências departamentais deverão adotar controles adequados sobre seu uso. Os veículos deverão ser mantidos nas dependências da empresa sempre que não estejam sendo usados.
Nas relações interdepartamentais, a cooperação e a comunicação efetiva são essenciais ao bom funcionamento da organização. Os objetivos e interesses gerais da empresa devem se sobrepor aos interesses departamentais e individuais.
A empresa espera de seus funcionários uma conduta profissional no relacionamento com o ambiente interno e externo da empresa.
BOM PLANEJAMENTO DA AUDITORIA RESULTA EM MELHOR ANÁLISE
O planejamento pressupõe adequado nível de conhecimento sobre as atividades, os fatores econômicos, legislação aplicável e as práticas operacionais da entidade, e o nível geral de competência de sua administração.
O planejamento deve considerar todos os fatores relevantes na execução dos trabalhos, especialmente os seguintes:
a) o conhecimento detalhado das práticas contábeis adotadas pela entidade e as alterações procedidas em relação ao exercício anterior;
b) o conhecimento detalhado do sistema c e de controles internos da entidade e seu grau de confiabilidade;
c) os riscos de auditoria e identificação das áreas importantes da entidade, quer pelo volume de transações, quer pela complexidade de suas atividades;
O Auditor analisa as contas contábeis com maior profundidade, verifica os controles internos das operações da empresa. Até mesmo em função das horas de auditoria programadas. Na auditoria de ínterim, por exemplo, destina-se:
- 08 horas/auditor para análise da documentação;
- 04 horas/auditor  para  análise dos cartões ponto;
- 08 horas/auditor para  análise na folha de pagamento;
- 04 horas/auditor para  análise nas bases de recolhimento INSS, FGTS e IRRF;
- 08 horas/auditor para férias, 13 salário e rescisões;
- 08 horas/auditor para análise segurança, medicina e outras;
- 12 horas/auditor  para relatório de auditoria.
Abordagem inicial - com quem o auditor vai contatar para iniciar o trabalho de auditoria
Definição do trabalho: identifica o trabalho a ser desenvolvido
Período de execução (1 ou 2 semanas – de preferência período que não coincida com a elaboração da folha de pagamento - entre os dias 25 a 03 do mês seguinte)
Pessoal envolvido (auditores, assistentes)
Conhecimento das operações – objeto da auditoria – área trabalhista
Avaliação dos sistemas de controles – controles internos
Escopo do trabalho: finalidade
Programa do trabalho: documentação, ponto, cálculos da folha de pagamento, INSS, FGTS, IRRF, contribuição sindical, 13 salário, férias, controle de vale transporte;
Controle da realização – análise para verificar se todas as etapas programadas estão sendo realizadas. Para não chegar o escritório e constatar que esqueceu de efetuar alguma análise.
Finalização do trabalho (reunião com o responsável pelo RH, para discutir o relatório – imprescindível)
Relatório final – elaboração do relatório – de preferência ir desenvolvendo-o no cliente, para que, quando estive no escritório apenas considerações finais ou matérias de pesquisas.
AMOSTRAGEM
Ao determinar a extensão de um teste de auditoria ou método de seleção de itens a serem testados, o auditor pode empregar técnicas de amostragem.
Ao usar métodos de amostragem estatística ou não estatística, o auditor deve projetar e selecionar uma amostra de auditoria, aplicar a essa amostra procedimentos de auditoria e avaliar os resultados da amostra, de forma a proporcionar evidência de auditoria suficiente e apropriada.
A amostra selecionada pelo auditor deve ter uma relação direta com o volume de transações realizadas pela entidade na área ou transação objeto de exame, como também com os efeitos na posição patrimonial e financeira da entidade, e o resultado por ela obtido no período.
SELEÇÃO DOS DOCUMENTOS A SEREM AUDITADOS
O Auditor deverá selecionar um determinado mês para fazer os procedimentos de Auditoria, normalmente o mês anterior ao da visita. Para o início das análises o Auditor deve ter em mãos a folha analítica de pagamento, através da visualização desta solicitar o seguinte:
- dossiês (pastas) de funcionários contratados recentemente; (o Auditor deverá solicitar ao  RH, listagem contento nome dos funcionários, data de admissão e salário)
- dossiês (pastas) de funcionários com desconto de IRRF;
- dossiês (pastas) de funcionários com desconto de vale transporte, vale-alimentação, farmácia, mercado, seguro de vida e outros descontos;
- dossiês (pastas) de funcionários com horas extras de 50%, 100%. Adicional noturno, adicional de periculosidade, comissões e outras situações; (além de outras finalidades, essas pastas serão utilizadas para verificar as médias variáveis, pois normalmente nas pastas dos funcionários encontram-se os recibos de pagamento de salários);
- dossiês (pastas) de funcionários com acidente de trabalho;
- dossiês (pastas) de funcionários que já gozaram férias;
- dossiês (pastas) de funcionários que percebem salário família;
- dossiês (pastas) de funcionários com categoria diferenciada (contadores, engenheiros, outros);
- dossiês (pastas) de funcionários demitidos sem justa causa e com justa causa, com pedido de demissão, abandono de emprego, etc;
- dossiês (pastas) de telefonistas;
- outras situações que chamou a atenção do Auditor através da visualização da na folha de pagamento;
- guias de recolhimento de INSS, FGTS, IRRF, contribuição sindical;
- RAIS, CAGED;
- Comprovante de Adesão ao PAT
- folha de pagamento do 13º salário do ano anterior;
- recibo de pagamentos de autônomos;
- reclamatórias trabalhistas para verificar o recolhimento do INSS e do IRRF.
*Obs.: é importante que o Auditor ao verificar as situações contidas na folha de pagamento, relacione o nome dos funcionários e solicite as respectivas pastas contendo os documentos (entre 02 a 04 pastas por situação e se for o caso estender os testes) tendo em vista a evitar possíveis tendências de serem selecionados os funcionários que estão com a documentação em dia.
Fonte: http://www.portaldeauditoria.com.br/Auditoria/auditoria-trabalhista_selecao-documentos.htm